Нет ничего, что требует более тщательного и творческого планирования, чем банкет.
Для предотвращения досадных недочетов и ошибок воспользуйтесь нашими рекомендациями:
Этапы идеального Юбилея (скачать)
Помощник планирования мероприятия (скачать)
Планирование Банкета
За 4-5 месяцев
Если вопрос о Банкете уже решен, значит, вы в режиме планирования. Сейчас настало время, чтобы выбрать банкетный зал, определиться со стилем и масштабом мероприятия, рассчитать рамки бюджета:
- Определитесь с нашим координатором, какой из залов Банкетного дома «Ренессанс» станет наиболее подходящим для Вашего торжества, зарезервируйте дату и зал заранее.
- Познакомьтесь со своим Event консультантом (если Вы хотите профессиональной помощи), выскажите пожелания и представление о предполагаемом бюджете праздника.
За 2-3 месяца
Определитесь с Вашим Event консультантом по поводу:
- стиля и интерактивного наполнения предстоящего события;
- сделайте список пожеланий и идей, касающихся Банкета;
- выберите оформителей, флористов, декораторов;
- назначьте дату предоставления примерного сценарного плана мероприятия;
- определитесь со списком гостей и порядком приглашения.
От 2 до 1 месяца до Банкета
- С Вами свяжется координатор от Банкетного дома «Ренессанс» для:
составления банкетного меню и меню встречного фуршета;
согласования вида и наполнения праздничного торта;
расчета необходимого количества и ассортимента спиртных и безалкогольных
напитков;
определения с планом расстановки столов и рассадки гостей;
- Составьте полный список гостей;
- Проведите с Event консультантом подробную работу по сценарию:
Проверьте соблюдение выбранной стилистики;
Утвердите всех действующих лиц: актеров, музыкантов, ведущих, шоу-номеров;
Наметьте список номеров, в которых могли бы принимать участие Ваши гости;
Согласуйте сценарий видеоролика и слайд-шоу, которые будут транслироваться
на экране Банкетного дома «Ренессанс» во время мероприятия;
Утвердите дизайн макеты по оформлению и флористике;
Утвердите макеты пригласительных, номерков на столы, персональных
табличек для гостей, планов рассадки гостей;
Запланируйте развлекательную программу для иногородних гостей;
Зарезервируйте гостиницы для размещения иногородних гостей;
Переложите на консультанта рассылку пригласительных;
- Воспользуйтесь услугой Welcome service от Банкетного дома «Ренессанс»:
Высоко-квалифицированные Хостесс: встреча и рассадка гостей;
Швейцар;
Welcome cocktails;
Тематически оформленные. Фуршетные станции. Кулинарные декорации.
- Закажите, при желании, для Ваших гостей Коктейль-Бар в Банкетном доме «Ренессанс»:
Бармен-шоу
Ассортимент Short & Long drinks
- Учитывая пристрастия Ваших гостей, если таковые имеются, закажите Сигарный Брейк в Банкетном доме «Ренессанс»:
Оборудованный сигарный зал;
Услуги фумелье/виталье;
Торседор (крутильщик сигар);
Широкий ассортимент сигар.
- Определитесь в необходимости на Вашем мероприятии Детской комнаты:
Услуги бонны;
Детская развлекательная программа;
Детский фуршет. Шоколадная станция. Станция сладкой ваты. Фонтаны с газировкой. Станция мороженого.
- Если концепция Вашего праздника предусматривает зоны отдыха, Банкетный дом «Ренессанс» оборудует для Вас chill out room:
Оборудованная зона отдыха: ковры, подушки, покрывала, украшения и др. элементы;
Аренда кальянов, табака, аксессуаров для кальяна;
Услуги кальянщиков.
- Определитесь в необходимости услуги Post-party service от Банкетного дома «Ренессанс»:
развоз гостей после мероприятия;
сопровождение детей с мероприятия;
упаковка и доставка еды.
- Если в подготовке мероприятия Вам помогают, сообщите координатору телефоны лиц, принимающих решение:
по меню и дополнительным заказам,
рассадке,
сценарию,
декорированию,
программным мероприятиям,
оплатам.
От 6 до 3 недель до Банкета
- Проверьте с Event консультантом финальные договоренности с фотографом, флористом, банкетным залом, музыкантами, артистами;
- Утвердите подробный сценарный план. Время и продолжительность всех составляющих Вашего праздника;
- Определитесь с выбором салюта или фейерверка для Вашего события;
За 1 неделю перед Банкетом
За несколько дней до События составляется подробный поминутный график всего праздничного дня, который утверждается Вами. График праздничного дня получают все исполнители, принимающие участие в организации и проведении мероприятия. Это позволяет им максимально полно представлять себе формат мероприятия и свою роль в нем:
- Пройдитесь по списку всех вопросов, связанных с координацией праздника;
- Подтвердите координатору Банкетного дома «Ренессанс» окончательное количество гостей;
- Внесите необходимые корректировки и уточнения;
- Обсудите заключительные детали с Вашим Event консультантом по поводу: оформителей, флористов, ведущих, DJ, музыкантов, артистов;
- Сделайте списки всех последних вопросов и не оставляйте ничего напоследок. Затем изучите каждую деталь, чтобы убедиться, что у Вас она охвачена.
- Дайте фотографу / видео оператору окончательный список картинки / кадры, которые вы хотите в итоге получить.
День Банкета
- Когда Вы и Ваши гости приезжаете на торжество – банкетный зал сервирован, все службы работают…
- Вам остается только расслабиться и насладиться Яркими красками Вашего События!
После мероприятия
- Закажите Ваш Праздничный Фотоальбом и Фильм;
- Напишите и отправьте благодарность, всем, кто Вас посетил.
- Будьте счастливы!
Персонал и администрация Банкетного дома «Ренессанс» желает Вам долгой, красивой и счастливой жизни. И приложит максимум усилий, чтобы день Вашего Праздника стал одной из ярких страниц Вашего долгого жизненного пути!
